Antrags Prozesse in Zenkit Teil 4 Datenbanken

In dieser Session zeigen wir, wie wir Prozesse in Zenkit Flow mit einer Datenbank (Collection) verbinden. Wir erklären, wie sich Prozessinstanzen und Datenbankeinträge unterscheiden, an welchen Stellen im Prozess wir neue Items erstellen oder bestehende aktualisieren – und wie wir so eine saubere, konsistente Datensynchronisation erreichen. Anhand eines Urlaubsantragsprozesses bauen wir Schritt für Schritt die Anbindung auf: vom Erstellen der Collection über das Anlegen neuer Einträge beim Prozessstart bis hin zu gezielten Updates während des Prozesses, z. B. für Statusänderungen oder geänderte Antragsdaten. ✅ Inhalte im Überblick: Wir unterscheiden zwischen Prozessinstanzen und autonomen Collections Wir erstellen eine neue Collection für Urlaubsanträge Wir legen fest, wann ein neuer Eintrag erzeugt wird Wir schreiben Formularwerte direkt in Datenbankfelder Wir aktualisieren Einträge während des Prozesses (z. B. Statusänderung) Wir achten auf konsistente Daten durch gezielte Updates Wir platzieren Automatisierungsschritte so, dass immer das richtige Item getroffen wird 00:01 Intro – Ziel & Thema: Datenbankanbindung in Prozessen 00:15 Warum Prozessinstanzen nicht automatisch eine Datenbank sind 01:15 Unterschied zwischen Prozessinstanz und autonomer Datenbank 02:08 Wann eine Datenbank wirklich nötig ist 02:32 Benennung & Struktur: Antragsprozess sauber benennen 03:19 Erstformular erweitern (Urlaubsantrag mit Startdatum) 05:19 Beispielablauf: Antrag prüfen & genehmigen 05:54 Neue Datenbank (Collection) „Urlaubsanträge“ anlegen 06:45 Felder definieren: Antrag von, Antragstext, Startdatum 07:33 Fachliche Überlegung: Welche Daten sollen gespeichert werden? 08:07 Zeitpunkt für „Create Item“ festlegen 09:40 Automatisierungsschritt: Eintrag in Collection erstellen 10:57 Formularfelder in Datenbankfelder schreiben 11:19 Prozess ausführen & Eintrag erzeugen 12:20 Problem: Daten ändern sich im Prozess – Eintrag bleibt unverändert 13:11 Lösung: „Update Item“ an relevanten Prozessstellen 14:17 Zugriff auf das richtige Item sicherstellen 16:14 Direktes Updaten des beim Start erstellten Items 17:55 Testlauf: Antragstext aktualisieren 18:33 Wichtig: Immer gezielt synchronisieren, keine automatische Kopplung 19:15 Status-Feld hinzufügen & während des Prozesses pflegen 20:21 Status „in Prüfung“, „abgelehnt“ und „angenommen“ setzen 21:40 Testläufe für verschiedene Statuspfade 22:37 Debugging & Erkenntnisse aus dem Designer-Modus 24:07 Status-Update an die richtige Stelle im Prozess verschieben 24:51 Fazit: Datenbankeinträge gezielt schreiben & aktuell halten 25:11 Ausblick: Nächste Session – Lesen & Auswerten aus Collections