Posteingang mit KI sortieren und Antworten vorbereiten | AI@WORK #003

Morgens in fünf Minuten wissen, was im Postfach wichtig ist, und für die Standardfälle einen geprüften Antwortentwurf haben. Wie das mit Copilot oder Gemini geht, und wo der Mensch entscheidet. Achtzig Mails am Tag, drei davon wichtig. Diese Folge zeigt, wie KI deinen Posteingang sortiert und Antworten vorbereitet, ohne dass sie selbständig Kunden antwortet. In dieser Folge: • Was Copilot in Outlook und Gemini in Gmail wirklich können: priorisieren, zusammenfassen, entwerfen • Der Dreiphasen-Start: eine Woche zählen, zwei Musterantworten schreiben, dann standardisieren • Datenschutz und Aufbewahrung: was der EDÖB sagt und warum Aufräumen nicht Löschen heisst Dein nächster Schritt: Führ eine Woche lang eine Strichliste über alle eingehenden Mails in fünf Kategorien. Nimm dann die zwei häufigsten, schreib je eine Musterantwort von Hand und lass die KI die nächsten zehn Mails aus diesen Kategorien entwerfen. Du prüfst und schickst ab. Anweisung zum Kopieren: Du entwirfst Antworten für unser info-Postfach. Du bekommst die Kundenmail und den Verlauf. Halte dich an die Musterantworten. Schreibe höchstens zehn Zeilen, sachlich, in Schweizer Rechtschreibung. Setze keine Preise, keine Termine und keine Zusagen ein, sondern markiere diese Stellen mit eckigen Klammern. Wenn Informationen fehlen, liste sie auf statt sie zu erfinden. Kapitel: 00:00 Einstieg 00:33 Intro 00:49 Das Problem 02:23 Der Use Case 06:07 Umsetzung in drei Phasen 09:05 Human in the Loop 12:30 Dein nächster Schritt Quellen: • Prioritize my inbox, Microsoft Support: https://support.microsoft.com/en-US/O... • Copilot in Outlook, FAQ, Microsoft Support: https://support.microsoft.com/en-us/o... • Gemini-Funktionen in Gmail, Google Gmail-Hilfe: https://support.google.com/mail/answe... • Einsatz generativer KI und Herausforderungen für den Datenschutz, EDÖB, 28.01.2026: https://www.edoeb.admin.ch/de/datensc... • Update: Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar, EDÖB: https://www.edoeb.admin.ch/de/update-... • Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher, KMU-Portal des Bundes (Art. 958f OR): https://www.kmu.admin.ch/kmu/en/home/... • Business data, OpenAI: https://openai.com/business-data/ • Is my data used for model training, Anthropic Privacy Center: https://privacy.claude.com/en/article... Hinweis: Keine Rechts- oder Finanzberatung. Die Beispielfirma ist frei erfunden. AI@WORK · Jede Folge ein KI-Usecase für dein KMU · Philippe Loosli · philippeloosli.ch